ניהול הקשב- איך עושים זאת?

כשמשימה גדולה נראית בלתי אפשרית, הדרך החכמה להתמודד איתה היא לפרק אותה למנות קטנות—כמו ארוחה מפוארת שמוגשת מנה אחרי מנה, ולא במעמסה אחת.

מנות קטנות של ניהול הקשב הן הדרך להשלים משימות בלי להרגיש תחושת 'מעבר לכוחות שלי' מעבר ליכולת ולחוש מוצפים.

בדיוק כמו שלא אוכלים עוגת שוקולד שלמה בביס אחד (למרות הפיתוי הגדול!), כך גם לא מתמודדים עם פרויקט ענק או משימה מורכבת בפעולה אחת בלבד.

איך עושים זאת?

 ראשית חשוב לבדוק מתי הזמן הכי מתאים לכם - הזמן הזה הוא מרכזי וחשוב להתחיל, והוא מבוסס על הכרות עצמית גבוהה.

בננוסף להכיר היטב מהי הסביבה המיטבית שתומכת לכם ביכולת להתפנות ולהתחיל.

היבט נוסף חשוב הוא להכיר את קצב העבודה האישי שמתאים לכם – למצוא את השעות שבהן יש יותר אנרגיה ולהתחיל בהן. גם סידור פיזי תומך אומנם בארגון סביבת העבודה אך גורם למוח להרגיש מסודר ומוכן לעשייה.

יש פעמים שהאתגר הכי גדול הוא פשוט להתחיל. משימה גדולה או פרויקט מורכב יכולים להיראות מאיימים כל כך, עד שנקלעים לתחושת שיתוק—מצב שבו המחשבה על גודל המשימה משתקת את העשייה בפועל ומעלה חששות רבים.

כאן נכנסת הגישה של מנות קטנות של ניהול הקשב, שעוזרת להפוך אתגר בלתי אפשרי למשהו קטן, ברור, ובעיקר אפשרי ומעניק תחושת סיפוק.

אז איך מתחילים?

דוגמה מנה ראשונה-פעולה אחת קטנה-מנה ראשונה – כמו מתאבנים שמגרה את התיאבון, נבחר פעולה קטנה שתסמן התחלה: כתיבת ראשי פרקים, סידור שולחן העבודה או מחקר ראשוני. ולאחריה רוקדים ריקוד ניצחון :) או הפסקונת או הצהרה בקולי קולות או כוס קפה-תה.

למה זה עוזר?השלב הראשון מקל את הכניסה למשימה ללא צורך במאמץ גדול. במקום לנסות לפתור את הכל בבת אחת, פשוט מתחילים בפעולה אחת פשוטה ומיזערית, כמו לפתוח מסמך חדש, לרשום את הכותרת, לסדר את סביבת העבודה. הרעיון הוא להתניע עשיייה -להתחיל מבלי להרגיש מחויבים מיד לעבודה אינטנסיבית. כך אנו עוקפים את המשפטים הפנימיים ש'מורידים' לנו את הביטחון.

כלים שעוזרים-טיימר קובעים 5-10 דקות בלבד של עבודה להתחלה. זה משכנע את המוח להתחיל בלי לחץ.

רשימת פעולות מינימליות כמו מספר משפטים על העניין, כדי לעורר דחיפה ראשונית.

הפסקה קצובה ומדודה וחיזוק חיובי. יש!!!

לאחר מכן עוברים למנה העיקרית כשמתמקדים במשימות שהן ליבת העבודה, אפשר לחלק אותן לחתיכות קטנות ולעבוד עליהן בנפרד, בדיוק כמו נתחי סטייק שמנמנים שצריך ללעוס היטב כדי ליהנות באמת.

המנה העיקרית- תנועה קדימה במבנה של חתיכות קטנות

איך זה עוזר? כשמתמקדים במשימות קטנות, ההרגשה היא של התקדמות רציפה במקום מבט משתק על גודל כלל המשימה. זה דומה לתהליך אכילה: ביס אחרי ביס, בלי לנסות "לבלוע" הכל בבת אחת.

 כלים שעוזרים, חלוקה לחלקים קטנים – במקום "לכתוב את כלל הדו"ח", אומרים בקול לעצמי "אכתוב רק את הפיסקה שכעת מתאימה לי". כותבים בין 15-20 דקות ועוברים להפסקונת קצובה ומדודה לחיזוק חיובי. וחוזר התהליך עד שתסימו את מה שתכננתם רק לפעם הזו.

שיטת "כרטיסיות" – משתמשים בפתקים (או אפליקציות כמו Trello) ומנהלים משימות קטנות שאפשר לסמן כ"הושלמו".

לסיום יגיע הקינוח

סוף המשימה צריך להיות מתגמל, בדיוק כמו פרוסת עוגה שמסמלת חגיגה. קביעת רגע לסיום ופינוק קטן (אפילו כוס קפה ועוגה טובה!) שומרים על תחושת סיפוק ומוטיבציה.

יוצרים הצהרת סיום (אישית או עם אחרים) שבה אתם מתמוגגים בהמון חיזוקים עצמיים. הגישה הזו מאפשרת לכל אחד להתמודד עם עומס בלי להתייאש, תוך התמקדות ב"מנות" במקום במעמסה כולה.

מעקב אחרי ההצלחה במנות רישום ההתקדמות ביומן או אפליקציה מחזק את תחושת השליטה. רבים חווים ששיתוף הצלחות  בסביבה החברתית או לדבר עם אחרים על ההתקדמות, יוצר מוטיבציה חזקה להמשך.

גישה זו עוזרת להפוך כל משימה לאפשרית—כי במקום "להילחם עם ההר", פשוט מטפסים בשלבים ולאחר כל שלב 'נכנסים' לתחנת התרעננות כמו הליכה בטרקים ארוכים או טיפוס לאולימפוס.

בהצלחה:)

מירי להק- יועצת אישית וארגונית בכירה, חברה בהנהלת היועצים הארגוניים, וחברה באיגוד האיכות. צעדים להצלחה